Le Workflow

« Un circuit de validation d’une commande est privilégié sur notre collectivité pour permettre plus d’autonomie aux agents techniques opérationnels avec la possibilité d’avoir plusieurs niveaux de validation et plusieurs valideurs pour la continuité de service. Le workflow mis en place permet de dématérialiser complètement la commande et garantit la validation du suivi budgétaire centralisé de cet achat. » 
Jean-Luc, Responsable centre technique du bâtiment.
 

Dans la démarche de votre structure de digitaliser leurs achats B2B, de nombreuses solutions peuvent être évoquées et trouvées, à savoir le catalogue PunchOut, le catalogué hébergé statique, la carte achat ou encore le Workflow. 

Afin d’optimiser les processus de dématérialisation des achats et gagner un temps précieux, opter pour l’implémentation d’un Workflow Legallais peut faire toute la différence dans le quotidien des entreprises et des professionnels du bâtiment.
 

Le workflow de demande d’achat Legallais est une solution de gestion et d’optimisation des processus d’achats pour les professionnels du bâtiment.
Grâce à la mise en place d’un workflow Legallais, les entreprises peuvent s’assurer que les achats effectués par les collaborateurs sont entièrement justifiés, conformes à la politique d’achat de l’entreprise et qu’ils sont effectués de manière efficace et rentable.

Le workflow de demande d’achats est alors un processus d’approbation qui permet aux différents collaborateurs de votre entreprise du bâtiment de soumettre une demande d’achats pour un matériel ou une pièce dont ils ont besoin pour leurs interventions. 

Pour s’en assurer, deux solutions de pilotage sont possibles :
 

• Demandeur, valideur
• Demandeur, approbateur, valideur
   

Le processus de demande d’achats par workflow débute par une demande effective d’achat, demandée par l’un des collaborateurs de l’entreprise. Le panier d’achats demandé inclut l’ensemble des informations relatives au produit demandé, la quantité nécessaire ou encore le coût estimé de la commande globale.

Le panier d’achats rempli, il peut être envoyé pour examen et approbation à l’approbateur ou au valideur, qui sont avertis en temps réel par des notifications. Envoyé de manière automatique, il permet ainsi d’augmenter l’efficacité et la proactivité, deux qualités indispensables dans le secteur du bâtiment où la gestion des urgences est monnaie courante.

L’approbateur ou le valideur, en charge de la validation de la demande, peut examiner le panier pour valider ou non la demande. Une fois le panier examiné, pour qu’il soit conforme à la politique d’achats de l’entreprise, le valideur peut approuver ou refuser la demande du collaborateur demandeur. Une fois la demande approuvée, le processus d’achat peut se poursuivre normalement.

Pour un suivi optimal des demandes d’achats formulées par les différents collaborateurs, le workflow Legallais peut inclure des fonctionnalités précises pour permettre de suivre l'état de la demande et pour fournir des mises à jour en temps réel. Ces dernières peuvent aider à garantir que les demandes sont traitées rapidement et efficacement.

Afin de piloter efficacement votre activité professionnelle sur le site internet de notre plomberie et quincaillerie professionnelle legallais.com, nous avons développé un processus d’achats via Workflow qui vous permet de donner des droits spécifiques aux collaborateurs de votre entreprise. 

Quelles que soient la ou les spécialités de votre entreprise, chez Legallais, nous avons conscience que chaque structure possède ses propres spécificités internes quant à l’organisation des processus d’achats. En ce sens, le workflow implémenté par nos équipes est entièrement personnalisé et personnalisable pour répondre à vos impératifs métier. 

Selon votre organigramme, nous mettons en place un workflow adapté à vos obligations internes, et ce, pour vous garantir un suivi des plus parfaits. En fonction de votre demande et à la suite de l’étude réalisée par nos chargés d’affaires, vous pourrez opter pour l’une des deux options de pilotage :
 

• Demandeur, valideur ;
• Demandeur, approbateur, valideur. 

Il vous suffit de définir pour chacun de vos collaborateurs le statut désiré, avec en regard un plafond de dépenses autorisé pour les demandeurs par exemple. Grâce à ce budget défini, vous optimisez votre temps et évitez les allers-retours superflus, il peut alors réaliser sa demande en toute autonomie. 

Ensuite, la demande d’achat du demandeur en termes de matériels peut être transmise soit au valideur directement, ou bien à un approbateur pour approbation. Chaque collaborateur, quel que soit son statut, est averti en temps réel des demandes d’achats grâce à des notifications, il suffit alors à l’approbateur ou au valideur de refuser la demande d’achats formulée par le demandeur. 

Quel que soit le besoin des professionnels du bâtiment, les demandeurs, approbateurs et valideurs s’identifient directement sur le site Legallais et peuvent naviguer librement dans l’ensemble des univers de notre quincaillerie professionnelle, à savoir :
 

• Bâtiment ; 
• Agencement et Ameublement;
• Plomberie ;
• Génie climatique ; 
• Électricité ; 
• Consommables ;
• Outillage ;
• Matériels ; 
• Protection

Opter pour un workflow présente de nombreux avantages pour votre structure en recherche de compétitivité, de performance et d’efficacité.

Directement intégré au site legallais.com, le workflow vous offre de nombreux bénéfices clés dans le cadre de l’exercice de votre activité :

1. Une meilleure visibilité des achats effectués par les différents collaborateurs
Le workflow de demande d'achat vous offre une meilleure visibilité sur les achats effectués par votre entreprise et vos collaborateurs. Grâce à cette solution pour piloter les processus d’achats, vous pouvez simplement suivre et surveiller en temps réel les achats, identifier les tendances et de repérer les commandes passées qui ne sont pas conformes aux politiques d’achats de l'entreprise.

2. Un contrôle des coûts optimisé 
Le workflow de demande d'achat permet également de mieux contrôler les coûts en garantissant que les achats sont justifiés et qu'ils sont effectués au meilleur prix possible. Le processus d'approbation garantit également que les achats sont effectués conformément aux politiques de votre entreprise et que vos professionnels du bâtiment n'achètent pas de produits ou des références qui n’entrent pas dans les habitudes de votre société. Par ailleurs, grâce à des budgets précis alloués aux différents collaborateurs de l’entreprise, les risques de dépenses superflus sont réduits.

3. Une plus grande efficacité
Le workflow de demande d'achat Legallais offre également la possibilité aux collaborateurs de gagner du temps au quotidien, en éliminant les processus manuels, les formulaires papier et en automatisant le processus d'approbation via un approbateur et un valideur. Cela permet de réduire le temps nécessaire pour traiter une demande d'achat et de garantir que les achats sont effectués rapidement et efficacement pour répondre aux impératifs métier des professionnels du bâtiment, où l’efficacité et la rapidité d’intervention font légion.  

4. Une communication en interne plus fluide
Le workflow de demande d'achat permet d'améliorer la communication entre les différents services de votre entreprise. Les collaborateurs demandeurs peuvent facilement soumettre une demande d'achat à un approbateur ou à un valideur, qui sont avertis en temps réels des demandes via des envois de mails et de notifications. Dans le même temps, les responsables de l’approbation des besoins d’achats de matériels, peuvent simplement communiquer avec les collaborateurs.

5. Un meilleur suivi et contrôle des commandes
Le workflow de demande d'achat permet de contrôler plus simplement les achats en automatisant le processus d'approbation avec des étapes claires, précises et essentielles. Les erreurs dans les références commandées sont alors minimisées, garantissant par la même occasion une harmonie dans les achats et un suivi optimal en interne.

6. Une meilleure proactivité et valorisation des collaborateurs
Le workflow Legallais confère aux différents collaborateurs une autonomie non négligeable dans l’élaboration des paniers et des besoins. Grâce à des plafonds de dépenses définies de manière précise, les collaborateurs peuvent eux-mêmes réaliser des demandes d’achats, envoyées aux approbateurs et valideurs, et retourner d’autant plus rapidement sur les chantiers où ils sont attendus.

La solution pour piloter vos processus d’achats sur legallais.com.

Pilotez efficacement votre activité sur legallais.com en donnant des droits spécifiques à vos collaborateurs.
Gratuit et intégré au site legallais.com, le workflow vous permettra de définir votre propre processus d’achat.

La digitalisation des processus d’achats peut vous faire gagner un temps non négligeable, d’autant que le temps vient vite à manquer. Entre interventions en urgence ou encore présence nécessaire sur les chantiers, rationaliser le processus d’achats est essentiel.

Une fois installé, le workflow Legallais vous permet de rationaliser le processus d’achat en le rendant plus facile à suivre, quel que soit le statut assigné aux différents collaborateurs (demandeur, approbateur, valideur). Au quotidien, les processus d’achats manuels, sous la forme de formulaires papier, entraînent de nombreux désagréments. En plus d’être long et fastidieux, ces derniers sont plus propices à l’erreur humaine puisqu’ils doivent passer entre plusieurs mains avant d’être validés. Un temps précieux qui serait mieux investi ailleurs.

Par ailleurs, un workflow de demande d'achats peut vous aider à suivre vos demandes d'achat en temps réel, vous permettant de surveiller l'avancement de vos commandes et d'obtenir une visibilité sur les délais et les coûts. Vous pouvez suivre l'état de votre demande d'achat depuis la demande initiale jusqu'à la réception de la commande, en passant par les différentes étapes d'approbation et de traitement.

L’un des nombreux avantages du workflow Legallais est sans doute qu’il ne nécessite aucune intervention technique sur votre site ou encore votre environnement d’achats. Installé directement sur le site legallais.com, le workflow ne requiert aucune intervention extérieure. Il vous suffit de reprendre vos habitudes de commande en vous connectant à votre espace personnel et de remplir votre panier d’achats. 

Selon les droits attribués à vos collaborateurs (demandeurs, approbateurs ou valideurs), le workflow Legallais déterminera seul si une approbation est nécessaire pour passer commande et ainsi se faire livrer les pièces manquantes dans les plus brefs délais.

Chez Legallais, nous vous proposons plusieurs solutions de dématérialisation des achats, à savoir :

• Le catalogue PunchOut ;
• Le Workflow ;
• Le catalogue statique hébergé ;
• La carte achat. 

Faire le choix d’une de ces solutions dépend entièrement de votre projet, de vos possibilités techniques et de vos besoins en interne. Pour vous guider au mieux dans la sélection d’une de ces propositions, nos chargés d’affaires analyseront votre besoin. Si vous avez besoin d’une solution de connexion rapide et complète, le choix pourra se porter sur le catalogue PunchOut. Si vous ne souhaitez qu’avoir accès à une liste précise de produits, le catalogue hébergé sera tout désigné. En revanche, si vous souhaitez implémenter des processus de gestion d’achats précis avec des rôles définis pour chaque collaborateur, le workflow Legallais sera le plus adapté.

Chaque structure étant unique, ses impératifs doivent être étudiés dans le détail pour que nos équipes puissent vous apporter la solution sur mesure à même de vous satisfaire, en leur apportant efficacité, technicité et réactivité. 

Piloter le processus d’achats via un workflow vous permet en tant que professionnel du bâtiment de réduire vos coûts de manière efficace.

Un workflow peut vous aider à rationaliser le processus d'achat en évitant les commandes inutiles et en veillant à ce qu’elles soient effectuées selon la politique d’achats définie. Avec un processus d'achat par validation papier, il est facile d'acheter des produits inutiles ou de commettre des erreurs dans le choix de la référence dont vous avez besoin. Grâce au workflow, vous pouvez définir des règles d'approbation en attribuant des droits spécifiques pour garantir que les achats sont effectués de manière responsable et efficace, en évitant les achats superflus.

Le workflow vous offre également la possibilité d’attribuer des budgets aux différents collaborateurs et peut vous aider à suivre les coûts en temps réel, en fournissant une visibilité sur les coûts d'achat et les dépenses associés comme : les frais de livraison, les taxes et les frais de traitement. Vous vous garantissez une meilleure transparence dans la gestion des flux de commandes.
 

Afin de choisir la meilleure solution possible pour vous garantir plus de sérénité, technicité et efficacité, nos professionnels Legallais sont à votre écoute :