La carte achat

Votre quotidien de professionnel du bâtiment, quel que soit votre secteur d’activité, est rythmé par les urgences, les chantiers et les interventions diverses et variées. Pour gagner en compétitivité et en performance, nombreuses sont les entreprises spécialisées qui recherchent des solutions de dématérialisations des achats. Chez Legallais, nous proposons à nos clients quatre solutions d’achats pouvant vous permettre de gagner du temps, d’optimiser les processus et de fluidifier les échanges :
 

• Le catalogue PunchOut ;
• Le catalogue hébergé statique ; 
• Le workflow ;
• La carte achat.

Afin d’harmoniser les processus, opter pour une carte achat semble être une solution toute trouvée. Alors, qu’est-ce qu’une carte achat pour les professionnels du bâtiment ?

Une carte d'achat fait aussi référence à une carte de crédit entreprise ou une carte de paiement électronique qui permet aux employés autorisés d'acheter des produits, des pièces ou encore du matériel, indispensables pour l’exercice de leur activité ou pour mener à bien leur chantier.

Les cartes d'achat de notre plomberie et quincaillerie professionnelle Legallais offrent une alternative pratique et efficace aux processus d'achat manuels, pouvant être fastidieux et chronophages dans le quotidien de votre structure. Entre le moment de la demande d’achat, à la réalisation de la commande effective pour se terminer par la livraison de la pièce manquante, vous avez perdu un temps précieux qui aurait pu être mieux utilisé dans le cadre de la réalisation de votre travail.

La carte d’achat Legallais vous permet alors de faire des achats en ligne, en magasin ou par téléphone en utilisant une carte de crédit préapprouvée, avec un montant alloué défini par les dirigeants de votre structure et en accord avec votre politique d’achats.

Par ailleurs, la carte d'achat est associée à un compte entreprise, qui peut être contrôlé par le responsable des achats ou par un autre responsable désigné en interne. Ainsi, lorsqu'un collaborateur utilise la carte d'achat pour se procurer une pièce ou du matériel, le montant de la transaction est automatiquement déduit du compte entreprise. Les cartes d'achat offrent plusieurs avantages, notamment la réduction du temps nécessaire pour passer des commandes et l'amélioration de la visibilité sur les dépenses de la structure.

Afin de digitaliser les transactions de votre structure spécialisée dans le bâtiment, notre plomberie et quincaillerie professionnelle Legallais propose la solution de la carte d’achat. Cette solution de dématérialisation des achats vous permet de gagner un temps précieux, mais aussi de gérer efficacement les achats des différents collaborateurs en domptant les achats sauvages ou impulsifs.

Chez Legallais, nous proposons un service de carte d’achat parfaitement adapté à vos impératifs professionnels. La carte achat, idéale pour simplifier le traitement des dépenses de la structure et de vos collaborateurs, peut être utilisée, comme une carte de paiement traditionnelle, pour acquérir des produits, des pièces, des outils ou encore des équipements de protection, indispensables pour le bon déroulé de l’activité des professionnels du bâtiment.

La carte achat, par son fonctionnement, est une carte à autorisation systématique qui peut être paramétrée selon le collaborateur. Associée à un profil spécifique, la carte achat permet à l’acheteur de définir pour chaque titulaire de carte :
 

• Un plafond de dépenses ;
• Un plafond d’achat par fournisseur référencé ;
• Un plafond par accord-cadre ;
• Un montant maximum par transaction réalisée ; 
• Un n° Siret.

Personnalisée et personnalisable, la carte achat permet aux différents professionnels en disposant de réaliser des achats en toute autonomie et en toute sécurité, puisque le plafond de dépenses et les règles sont définis par les acheteurs en accord avec la politique d’achat de votre entité publique ou privée.


Facile d’utilisation, la carte achat suit le fonctionnement suivant :

1. Transmission de la commande : 
le titulaire de la carte passe sa commande chez son fournisseur en toute autonomie par téléphone, internet ou fax ;

2. Demande d’autorisation : 
la commande est saisie et valorisée chez le fournisseur et déclenche la demande d’autorisation vers son établissement financier ;

3. Livraison de commande ;

4. Transmission des données de transaction financière : 
les données de paiement du fournisseur sont transmises à son établissement financier pour la télécollecte ;

5. Le règlement : 
les données sont transmises vers l’établissement financier de l’acheteur. Le fournisseur est directement crédité par son établissement financier ;

6. Émission des relevés de facturation : 
les opérations de paiement sont transmises à l’acheteur et au fournisseur sous forme papier et/ou électroniques.
 

Afin de s’adapter au plus près à vos besoins en interne, selon votre fonctionnement, notre plomberie et quincaillerie professionnelle Legallais propose trois niveaux de données :
 

• Le niveau 1 : qui regroupe l’intégralité des renseignements administratifs nécessaires comme le nom du fournisseur, le code postal ou encore le montant de la transaction, ainsi que le code détecté uniquement sur le boitier en point de vente ;
• Le niveau 2 : qui concentre les mêmes renseignements administratifs, avec, en plus le montant de la TVA, le taux de la TVA, le code client du marché ainsi que le numéro de commande ; 
• Le niveau 3 : qui rassemble l’ensemble des informations précédemment mentionnées ainsi que le détail des lignes de facturation pour un suivi en toute transparence. 

En tant que professionnel du bâtiment, optimiser le temps et gagner en compétitivité sont au cœur des préoccupations. Afin d’harmoniser les processus et de fluidifier la communication, choisir d’implémenter les cartes achats Legallais comme moyen de paiement peut s’avérer être la solution gagnante. Pour vous aiguiller dans sa mise en place, quelques étapes clés peuvent être suivies :
 

• L’évaluation des besoins en interne : pour adopter la meilleure solution d’achat, une entreprise doit évaluer ses besoins en matière de cartes d'achat en déterminant, par exemple, les types de dépenses qui seraient couverts par cette solution, les employés qui en auraient besoin dans le cadre de l’exercice de leur activité, les limites de dépenses et les restrictions d'utilisation ; 
• La définition des politiques internes en termes d’achats : pour une utilisation logique de la carte achat, l'entreprise doit définir des politiques internes claires pour son utilisation, y compris les procédures d'approbation, les limites de dépenses, les restrictions d'utilisation et les mesures disciplinaires en cas d'abus ou de violation des politiques ;
• La formation des employés : les titulaires qui seront autorisés à utiliser les cartes d'achat doivent être formés sur les politiques internes de l'entreprise (entité publique ou privée), les limites de dépenses, les restrictions d'utilisation et les procédures d'approbation ;
• La mise en place d'un système de gestion de dépenses : en mettant en place un système de gestion, il est possible de suivre les dépenses effectuées avec les cartes d'achat, de générer des rapports et de faciliter la conciliation des comptes ;
• Le suivi et l’évaluation : grâce à des automatisations, les entreprises peuvent sereinement suivre les dépenses et améliorer le processus si besoin. 
  
   

Dans le bâtiment, intervenir rapidement fait partie du quotidien. Pour conserver cette compétitivité et cette réactivité, simplifier les processus d’achats est essentiel. En optant pour les cartes achat, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages dans l’exercice de votre activité quotidienne :
 

• Un contrôle des dépenses accru : les cartes d'achat présentent l’avantage non négligeable de vous permettre de contrôler les dépenses effectuées par vos collaborateurs. Grâce à un plafond de dépenses accordé et défini pour chaque carte, les dépenses superflues ou non conformes à la politique d’achat sont réduites ;
• Une économie sensible des ressources : les cartes d'achat simplifient le processus d'achat en permettant à vos collaborateurs de s’approvisionner sans avoir à passer par le processus d'approbation traditionnel, qui peut être fastidieux et prendre du temps ;
• Un gain de temps optimum : cette solution de paiement vous donne la possibilité d’optimiser votre temps de manière efficace. Plus besoin de réaliser des tâches administratives fastidieuses telles que la réception et le traitement des factures papier, la vérification des reçus et la préparation des paiements avant de pouvoir vous procurer la pièce manquante sur un chantier. Il vous suffit alors de réaliser votre commande sur le site de notre plomberie et quincaillerie professionnelle Legallais, afin de recevoir le matériel manquant dans les plus brefs délais ; 
• Une meilleure gestion de la trésorerie : grâce à la transmission des relevés de facturation, votre structure peut profiter d’une meilleure visibilité sur les dépenses, facilitant dans le même temps la gestion des dépenses en interne. L’acheteur peut alors suivre en temps réel les achats effectués par chaque employé ;
• La facilité d'utilisation : les cartes d’achat fonctionnent comme des cartes de crédit, elles sont alors très faciles d’utilisation. Vos différents collaborateurs n’ont alors plus besoin de traiter des chèques ou de remplir des formulaires de remboursement pour des dépenses approuvées, ce qui peut être fastidieux et prendre un temps précieux, mieux employé ailleurs. Vous pouvez simplement utiliser votre carte d'achat pour vous procurer les pièces et autres références dont vous avez besoin.
   

Choisir la carte achat Legallais vous permet d’optimiser vos processus d’achats en toute sérénité et efficacité.
 

La carte achat, au même titre qu’une carte bancaire, est une méthode de paiement sécurisée pour les professionnels. En plus de permettre une meilleure gestion des dépenses en interne grâce à des plafonds spécifiques accordés à chaque titulaire de carte, vous vous garantissez une plus grande efficacité au quotidien.

Un des autres avantages que présente la carte achat est sans doute qu’elle permet d’obtenir un suivi en toute transparence des achats effectués par les différents collaborateurs au travers de relevés de facturation transmis sous format papier ou électronique.

Par ailleurs, la carte achat Legallais vous assure une protection contre la fraude, vous permettant d’effectuer des achats en toute tranquillité.
 

Contrairement à une carte de crédit, la carte achat impose la définition d’un plafond limité selon chaque titulaire. En tant que professionnel du bâtiment, vous pouvez vous assurer que les dépenses effectuées sont conformes à la politique d’achats, tout en conférant une plus grande autonomie à vos collaborateurs.

Quel que soit le besoin de pièce ou de référence, vos collaborateurs peuvent utiliser leur carte achat pour acheter dans l’ensemble des univers Legallais :
 

• Bâtiment ; 
• Agencement et Ameublement ; 
• Plomberie ;Génie climatique ; 
• Électricité ; 
• Consommables ; 
• Outillage; 
• Matériels ; 
• Protection.
   

Si vous choisissez une solution d’achat dématérialisée comme la carte d’achat vous vous garantissez un meilleur suivi et une plus grande transparence dans les achats effectués par vos différents collaborateurs, titulaires d’une carte.

Les factures vous sont envoyées directement sous forme papier et/ou par voie électronique à une adresse préalablement définie, vous vous évitez des pertes de temps en gestion à devoir rechercher une transaction spécifique par exemple. Les pertes d’informations concernant les achats effectués sont alors grandement réduites. 

Vous avez plusieurs collaborateurs ? Chacun a besoin d’une carte attitrée pour pouvoir exercer ses activités en toute tranquillité et autonomie ? Sachez qu’il vous est possible d’obtenir autant de cartes d’achat que de collaborateurs titulaires. En tant qu’acheteur, il vous suffit seulement d’attribuer pour chaque carte :
 

• Un plafond d’achat par fournisseur référencé ;
• Un plafond de dépenses ;
• Un plafond par accord-cadre ;
• Un montant maximum par transaction réalisée ;
• Un n°Siret. 
  
   

Le choix d’une solution d’achat ou d’e-procurement (catalogue PunchOut ou catalogue hébergé) dépend de vos besoins en interne. Grâce à vos échanges avec nos chargés d’affaires Legallais, nous serons en mesure de vous orienter vers la solution la plus adaptée à vos habitudes de travail. 

Si vous avez besoin de mettre en place d’approbation en interne, tout en ayant accès à l’ensemble du catalogue legallais.com, alors le workflow pourrait être le plus adapté. En revanche, si vous préférez permettre à vos collaborateurs de réaliser de manière immédiate des achats, en toute autonomie, alors la carte d’achat pourrait être la meilleure solution. 

 

Afin de vous proposer la solution sur mesure répondant en tous points à vos impératifs, n’hésitez pas à contacter nos chargés d’affaires Legallais par :